Reportar un desperfecto con foto (ticket) y darle seguimiento

Para qué sirve. Que un residente reporte un desperfecto o incidencia (una fuga, una luminaria fundida, un daño en áreas comunes) con foto, y que la administración lo atienda, lo asigne al personal, documente el arreglo con foto de antes/después y avise cada cambio de estado.

Pasos (residente).

1. Entra a Mi portal → Reportes y toca ＋ Nuevo reporte. Si nunca has mandado uno, las etiquetas de lo más reportado abren el alta con el título ya puesto.
2. Escribe el título y la descripción, elige la casa/área (opcional) y adjunta una foto (opcional, máx 5 MB).
3. Envía. El reporte queda Recibido; recibirás un aviso en cada cambio de estado.
4. En la lista, cada reporte muestra su folio (el mismo que usa la oficina por teléfono), la barra de avance de cuatro pasos, quién lo atiende (el área, no la persona) y la nota de la administración. Tócalo para ver su historia completa y las fotos.
5. Cuando lo cierren te preguntamos ¿quedó bien?: con Sí se cierra el asunto; con Sigue igual el mismo ticket se reabre y la administración recibe el aviso — no hace falta mandar otro reporte por lo mismo.

Pasos (admin / comité).

1. Comunicación → Reportes abre en Pendientes. Arriba, tres cifras que además filtran: abiertos, sin asignar (en rojo si hay) y resueltos del mes; y las pestañas Pendientes · Sin asignar · En proceso · Resueltos · Todos.
2. Cada renglón dice lo que decide el triaje: folio, edad (hace 6 h, hace 4 d — en rojo si pasó el compromiso del condominio, 2 días de fábrica y ajustable en Configuración → Operación → Reportes), casa y quién reportó, y si tiene dueño. Los agrupados avisan cuántos se cierran con él.
3. Asignar sin salir de la lista: el botón Asignar abre una hoja con el personal activo — primero el área que sugiere el rubro del ticket y cada uno con cuántos tickets abiertos carga. La casilla «Al asignar, pasa a En proceso» viene marcada; debajo se lee qué aviso recibirá el residente antes de confirmar.
4. En la ficha, el estado se mueve por pasos (botón Pasar a…), no con un desplegable. A la derecha está la bitácora; abajo, Agrupar tickets y Cerrar reporte.
5. Trabajo y costo es un solo bloque, porque son la misma pregunta —qué falta y cuánto va a costar—.

• Tareas: parte el trabajo en pasos si lleva más de un movimiento (cotizar, pedir la refacción, cambiar el motor, probar). Cada tarea tiene su propio estado (pendiente · en proceso · hecha · cancelada), puede ir a nombre de alguien del personal, admite una fecha límite (opcional; el renglón la muestra y la pinta en rojo cuando se pasa) y se marca con la casilla redonda del renglón. El orden se cambia arrastrando el asa de la derecha (o con ↑/↓ teniéndola enfocada): el orden es la secuencia real del trabajo —vaciar antes de sellar, sellar antes de probar—, y se guarda solo. Arriba se ve el avance (2 de 5). El renglón muestra además cuántas fotos y cuántos comentarios cuelgan de esa tarea; para agregar los tuyos, ábrela (o usa Nota o foto… del menú ···).
• Órdenes de trabajo: ahí abajo aparecen las OT ligadas a este ticket (folio OT-nn, proveedor, fecha, costo, activo), con Abrir y Marcar terminada sin salir de la ficha. La OT nueva se crea desde aquí (+ Orden de trabajo), que es donde tiene contexto.

1. Cerrar abre su propia hoja: foto del trabajo terminado, la nota que el residente va a leer y, plegado, ¿tuvo costo? (costo + rubro + registrar como egreso). Si el ticket tiene una orden de trabajo, el costo se muestra en solo lectura: viene de esa OT y el egreso lo registra ella, no el cierre. Antes del botón se dice a cuántos residentes se les avisa y cuántos tickets agrupados se cierran con él. Si quedan tareas sin terminar, la hoja las lista y el botón no se habilita hasta marcar «cerrar de todos modos» — al hacerlo, esas tareas quedan canceladas (no se borran).
2. Para deshacer un cambio mal hecho está Corregir estado o rubro al pie de la ficha.

Notas / reglas.

• Cada cambio de estado notifica al residente que reportó.
• El admin también puede crear reportes directamente (con o sin casa/residente) e incluso registrar un trabajo ya realizado (estado inicial Resuelto).
• En un grupo, la asignación es una sola (la del padre): los hijos la heredan; no se puede anidar más de un nivel.
• Un reporte reabierto por el residente vuelve a En proceso (no a la cola de nuevos) y, al cerrarlo otra vez, se le vuelve a preguntar.
• Las tareas son internas: el residente ve el avance («2 de 5 pasos»), nunca sus títulos —suelen estar escritos en lenguaje de oficina.
• Una tarea cancelada no cuenta en el avance (si contara, algo que se descartó se vería como atraso) pero queda registrada con el motivo.
• Eliminar una tarea es para lo que se capturó por error; cancelar es para lo que sí se decidió no hacer. Solo el primero desaparece de la lista.
• El costo tiene un solo dueño. Si el ticket tiene una OT, ella manda: se toma el costo real de la primera terminada y, si no hay, el estimado de la última viva. El cierre no vuelve a capturarlo ni genera un segundo egreso. Hay un escape —capturar un costo distinto— que exige decir por qué y queda anotado en la bitácora.
• Terminar la OT no cierra el ticket: se avisa y se sugiere, pero cerrar es lo que le avisa al residente, y eso es una decisión con destinatario.
• La bitácora de los tickets anteriores a esta versión sigue siendo la deducida (alta, resolución, confirmación, sin hora en lo que no tiene fecha propia). Al recibir su primer comentario no se pierde: la nueva historia queda arriba y la vieja debajo.

FAQ.

• ¿Por qué un ticket sale en rojo? Se pasó del compromiso de atención del condominio (2 días de fábrica). Es el mismo número que se le promete al residente en su pantalla, y se cambia en Configuración → Operación → Reportes; se recalcula al mostrar, así que aplica también a los tickets ya abiertos.
• ¿La fecha límite de una tarea avisa a alguien? No manda notificaciones: se ve en la ficha, en la pantalla de la tarea y en Lo que me toca del empleado. La reprograma la oficina desde la pantalla de la tarea.
• ¿Cómo cambio el orden de las tareas? Arrastra el asa del renglón, o enfócala y usa ↑/↓. Solo aparece con dos o más tareas y mientras el ticket siga abierto — la secuencia de un reporte cerrado ya es historia.
• ¿Puedo cambiar de personal después de asignar? Sí: en la ficha, Cambiar junto al nombre. Si el ticket está agrupado, la asignación se cambia en el padre.
• ¿El residente ve a quién se le asignó? Ve el área (Mantenimiento, Jardinería…), no el nombre de la persona.
• ¿Puedo cerrar un reporte con tareas pendientes? Sí, pero hay que decirlo: la hoja de cierre te las enseña y pide marcar «cerrar de todos modos». Esas tareas quedan canceladas, con su rastro.
• ¿Quién marca una tarea como hecha? La oficina desde la ficha, y el empleado al que se le asignó desde Lo que me toca. El estado del reporte lo sigue moviendo solo la administración.