Conservación: dar de alta áreas y rutinas
Para qué sirve. Pasar del "se arregla cuando se rompe" al "se cuida para que no se rompa": rutinas recurrentes por área con checklist y evidencia, que además demuestran ante el comité que la cuota se convirtió en trabajo.
Tres piezas que conviene no confundir.
- Área = el dónde ("Jardines", "Lobby torre A", "Azoteas").
- Plantilla = el cómo: el checklist, cada cuándo y qué evidencia exige ("Jardinería semanal").
- Programa = la plantilla corriendo en un área, con su responsable. Es lo que hace que la rutina aparezca en "Lo de hoy".
Dos caminos. El asistente (ver la guía siguiente) hace las tres piezas de un tirón y es el bueno para empezar. Lo de aquí es el alta suelta: sirve para editar, para armar algo fuera de lo común o para reutilizar una rutina en varias áreas.
Pasos.
- En la pestaña Áreas, da de alta cada área con su tipo y quién la atiende (personal interno o proveedor).
- En Plantillas, abre "Rutinas listas" y marca las que ya hace tu equipo (ver la guía de plantillas de rutina). También puedes crear una desde cero: nombre, frecuencia (días de la semana / cada N días / mensual), ventana horaria permitida y los puntos a verificar, marcando cuáles piden foto, cuáles nota y cuáles son críticos.
- En Programas, une un área con una plantilla y asigna responsable. Desde ahí ya corre.
Notas / reglas.
- Crear una plantilla no la pone a correr: falta el programa. Es el paso que más se olvida y por eso existe el asistente.
- Pide foto solo donde la evidencia importe: las fotos cuentan contra el almacenamiento del condominio, y el editor te dice cuántas generará la rutina.
- Editar una plantilla no reescribe los rondines ya hechos: cada uno guarda el checklist con el que se ejecutó.
- Dar de baja un área o una plantilla conserva su historial.